浅谈如何做好档案保密管理与利用工作

张智涛


　　【论文摘要】： 随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案又是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。本文针对档案密级调整、档案利用监督、档案保密、档案保管人员职责等方面，提出了具体措施和办法。

【论文关键词】：档案保密；档案管理；档案利用；措施办法


1做好档案密级的调整工作

　　1.1档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
　　1.2要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。及时做好档案利用过程中的保密工作。

　　2档案利用监督

　　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
　　2.1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
　　2.2监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。做好利用监督,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
　　2.3正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

　　3进一步做好档案开放中的保密工作

　　一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
　　3.1做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。
　　3.2做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

　　4档案管理人员的职责

　　4.1档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
　　4.2提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止秘密的泄露。把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
　　4.3加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救，确保绝密档案安全。




中国共产党建设部党组


中共建设部党组关于2007年建设系统精神文明建设工作的意见

建党[2007]18号


各省、自治区建设厅，直辖市建委及有关部门，山东省、江苏省建管局，新疆生产建设兵团建设局，部机关各单位、直属各单位，部管社团：

　　2007年建设系统精神文明建设工作，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，树立和落实科学发展观，全面贯彻党的十六大和十六大以来历次全会精神，紧紧围绕建设事业改革发展稳定的实际，着力提高建设系统干部职工文明素质，动员各方面力量以实际行动迎接党的十七大召开，为全面完成建设系统各项工作任务、构建社会主义和谐社会提供思想保证和精神动力。

　　一、推动社会主义核心价值体系建设，打牢团结奋进的思想基础

　　（一）进一步加强思想理论教育。组织干部职工特别是党员干部深入学习邓小平理论，学习“三个代表”重要思想和《江泽民文选》，深刻理解党的十六大以来党中央提出的以人为本、科学发展、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村、建设创新型国家、树立社会主义荣辱观、推动建设和谐世界、加强党的先进性建设等一系列重大战略思想，不断提高思想理论水平。引导广大干部职工按照建设系统实施“十一五”规划和构建社会主义和谐社会的职责任务，自觉运用党的理论创新成果，指导建设系统改革发展稳定的具体实践。

　　（二）深化思想道德建设。坚持把社会主义核心价值体系的基本内容和基本要求融入建设系统精神文明建设的全过程，贯穿于精神文明建设的各个方面，作为长期任务，常抓不懈。继续在干部职工中开展以“八荣八耻”为主要内容的社会主义荣辱观教育，把深入持久地学习宣传社会主义荣辱观，作为加强思想道德建设的思想武器和重要任务，积极推进与社会主义荣辱观相适应的思想道德体系建设。继续深入开展“迎奥运、讲文明、树新风”活动，组织实施“提升中国公民旅游文明素质行动计划”，加大《出境旅游文明行为指南》和《国内旅游文明行为公约》宣传力度，在每个重大节日前后围绕倡导文明言行、普及礼仪知识，掀起学习宣传的热潮，广泛开展文明旅游实践活动。积极组织参加中央文明办开展的以构建和谐社会和践行社会主义荣辱观为主题的全国思想道德公益广告征集及展播展示活动。

　　（三）加强和改进思想政治工作。不断提高思想政治工作的针对性和有效性，围绕今年全国建设系统工作任务，特别是各项重大改革政策措施的出台，及时掌握思想动态，分析突出问题，把干部职工的思想统一到中央和部的各项部署上来，为各项任务的完成提供思想保证。继续贯彻《建设部关于建设系统企业文化建设指导意见》，积极推进企业文化建设，借鉴和吸收企业文化建设的有益成果，确立与社会主义核心价值体系相符合的企业价值目标。高度重视舆论宣传工作，精心组织策划建设系统重大主题宣传和重点活动报道，营造积极向上的舆论氛围。加强新形势下思想政治工作研究，针对重大现实问题，深入调查，开展专题研讨，推进成果转化，为加强和改进思想政治工作服务。

　　（四）积极营造十七大胜利召开的浓厚氛围 。认真做好迎接党的十七大胜利召开和学习贯彻十七大精神的各项工作。广泛宣传十六大以来我国经济社会发展取得的伟大成就，充分反映建设事业改革发展的辉煌业绩和最新成果，结合本部门和本地区实际，开展多种形式的专题活动，在全系统形成迎接十七大胜利召开的浓厚氛围。十七大召开后，迅速掀起学习贯彻热潮，把广大干部职工的思想和行动统一到十七大精神上来，把智慧和力量凝聚到实现十七大确定的宏伟目标和各项任务中去。

　　二、强化公共服务职能，加强政风行风建设

　　（一）推动建设行政机关转变职能、改进作风。继续贯彻落实国务院《关于全面推进依法行政实施纲要》， 规范行政行为，做到科学行政、民主行政、依法行政。认真落实国务院纠风办《关于2007年纠风工作的实施意见》，按照“管行业必须管行风”的原则，落实对本系统的监管和指导责任。当前，特别要对有些地方和单位存在的奢侈浪费、形式主义，以及漠视群众疾苦、损害群众利益等行为进行坚决制止和纠正。结合实际，认真研究并提出为群众办实事办好事的具体措施。继续落实好《关于进一步推行建设系统政务公开的指导意见》和《建设系统六项办事公开制度》，部机关要率先垂范，拓宽政务公开内容，疏通政务公开渠道，重点抓好集中行政审批网上申报工作。各地建设部门要从实际出发，搞好行政服务中心和办事大厅的建设，在市政公用行业继续推行社会服务承诺制。

　　认真贯彻落实国务院纠风办《关于进一步深化和规范民主评议政风行风工作的指导意见》（国纠办发[2006]8号），积极参加地方政府开展的政风行风评议工作，主动查找、认真整改在政风行风方面存在的突出问题，推动建设行政机关转变职能，改进作风。积极配合有关部门做好政风行风评议的有关工作，严格执行评议工作纪律。要将政风行风评议情况作为精神文明建设评优表彰的重要条件。根据国务院统一部署，认真开展清理评比达标表彰活动，确保按时按要求完成清理任务。

　　（二）全面推进12319服务热线建设。把推进12319服务热线建设作为践行“三个代表”重要思想、构建社会主义和谐社会的重要措施，按照“今明两年，直辖市及各省（区）地级以上城市全部开通并确保正常运行” 的目标，加快12319服务热线建设步伐。没有开通的地区要制定符合本地实际的规划和具体措施，加快建设速度，尽快开通；已开通的地区要不断扩大行业覆盖面，提升功能，提高水平，确保运转正常。积极推动 12319服务热线与数字化城市管理新模式的结合，大力宣传推广12319服务热线建设经验。制定下发12319建设事业服务热线建设标准，将12319热线建设逐步纳入规范化、标准化轨道。

　　（三）加快建设系统诚信体系建设。进一步完善建筑市场和房地产市场信用档案体系，加大失信惩戒力度，促进市场诚信体系发展。继续抓好建设部《建筑市场诚信行为信息管理办法》和《建筑市场各方主体不良行为记录认定标准》的实施工作，按照加快推进建筑市场信用体系建设要求，研究制定统一的诚信评价标准；建设统一的诚信信息平台；完善统一的诚信法规体系，构建统一的诚信奖惩机制。继续推进在家装行业开展的“共铸诚信、规范化服务”活动，逐步拓展到与群众生活密切相关的其它窗口行业，加快完善有关标准。

　　三、深入开展精神文明创建活动，不断提高创建水平

　　（一）推动文明行业创建活动取得新成效。继续组织参加中央文明委开展的创建文明城市、文明村镇、文明行业活动。以创建文明行业为重点，以建成更多的文明行业为目标，加强对文明行业创建工作的指导，修订完善建设系统文明行业创建标准，适时召开座谈会，总结创建经验，推广创建成果。各地区要继续推进文明工地、文明小区、文明景区等创建活动，结合实际，拓宽思路，改进方式，创新有地区特点和行业特色的创建活动，不断扩大创建活动的覆盖面和影响力。

　　（二）深入开展青年文明号创建活动。按照《全国青年文明号活动管理办法》要求，坚持全面推进与个别指导相结合，加大窗口服务行业创建力度和对空白地区指导力度。积极推动青年文明号活动管理的标准化、规范化，四季度组织开展对建设系统全国青年文明号负责人的培训工作，积极推荐青年集体负责人参加全国青年文明号活动组委会办公室组织的培训。

　　（三）扎实开展“创建文明机关，争做人民满意公务员”活动。切实加强部机关自身建设，以创建学习型机关为切入点，按照“为民、务实、清廉”的要求，着力增强党员干部的大局意识、服务意识和廉政意识，不断提高党员干部开拓创新的能力，依法行政的能力，服务基层、服务群众的能力，推动职能转变、提高行政效能，以创建活动的实际成果为各地建设行政机关作出表率，起到示范带头作用。

　　四、着力提高干部职工队伍素质，大力培育宣传先进典型

　　（一）进一步加强公务员队伍建设。认真组织各级领导干部学习贯彻胡锦涛同志在中央纪委第七次全会上的重要讲话，全面加强公务员队伍的思想政治建设，重点抓好领导干部思想作风、学风、工作作风、领导作风、生活作风建设。弘扬新风正气，抵制歪风邪气，着力解决突出问题，真正做到“勤奋好学、学以致用；心系群众、服务人民；真抓实干、务求实效；艰苦奋斗、勤俭节约；顾全大局、令行禁止；发扬民主、团结共事；秉公用权、廉洁从政；生活正派、情趣健康。”

　　全面贯彻《干部教育培训工作条例（试行）》和《2006—2010年全国干部教育培训规划》，组织对公务员进行公共行政、公共政策、公共经济和依法行政培训，把教育培训与实践锻炼结合起来，不断提高各级公务员管理社会事务的本领、协调利益关系的本领、维护社会稳定的本领。

　　（二）着力提高一线职工队伍素质。坚持对一线人员的培训制度，发挥建设系统各级职业培训机构的作用，不断提高从业人员的思想素质和业务技能。贯彻落实国务院关于农民工工作的政策措施，重视做好农民工培训工作，继续推进建设系统“阳光工程”，组织实施建设系统“温暖工程”，研究推进建设系统农村劳动力转移培训工作的政策措施。在全系统推广杭州等地农民工学校的创办经验，适时召开全国建筑业创办农民工学校现场经验交流会。加强各地农民工职业技能鉴定和培训工作，确保完成年度技能培训任务。

　　（三）充分发挥先进典型的示范引导作用。充分挖掘老典型的时代内涵，积极培育和树立不同行业、不同类型的新典型。在《中国建设报》开辟“建设者风采”栏目，持续不断、大张旗鼓地宣传各地涌现的先进模范人物，适时组织先进典型事迹报告团赴部分地区巡回报告，注重学习宣传先进典型的实际效果。组织召开全国建设系统精神文明建设工作会议，总结工作，交流经验，表彰全国建设系统先进集体、劳动模范（先进工作者）和全国建设系统精神文明建设先进单位、先进工作者；命名一批全国建设系统行业标兵。

　　五、加强社会治安综合治理，全面推进平安建设

　　（一）解决好事关群众利益的突出问题。坚持把解决好损害群众利益的突出问题作为社会治安综合治理和维护稳定的工作重点，着力解决好人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题。加强房地产市场宏观调控，继续开展房地产市场秩序专项整治。完善住房公积金缴存和使用政策，实际缴存住房公积金的职工增长5%。加强廉租住房制度建设，规范和改进经济适用住房管理，解决好城镇中低收入特别是低收入家庭住房问题。推进房屋拆迁管理工作规范化，继续总结完善拆迁法规政策，处理好拆迁信访突出问题及群体性事件，推动文明拆迁、阳光拆迁。坚决纠正新农村建设中不顾农民实际承受能力，不尊重农民意愿，盲目建设、强拆强建等加重农民负担、损害农民利益的行为。认真贯彻落实国务院清理建设领域拖欠工程款电视电话会议精神，按照再接再厉、善始善终，标本兼治、重在治本要求，巩固清欠成果，建立长效机制。继续抓好规范出租汽车行业管理专项整治工作，确保出租汽车行业稳定。切实维护好建设系统农民工合法权益，进一步加强对进城务工人员的教育、服务和管理。

　　（二）切实加强平安建设，维护系统和社会的稳定。按照中央关于处理信访突出问题及群体性事件要求，深入开展矛盾纠纷排查调处工作，妥善处理信访突出问题及群体性事件。健全和完善工作机制，努力从源头上减少和化解矛盾纠纷，最大限度地增加和谐因素，减少不和谐因素。按照《建设部关于建设系统深入开展平安建设的意见》，继续推进基层平安创建活动，总结开展创建活动经验，丰富创建活动内容。加强学校及周边治安综合治理工作，将治安、消防、交通等基础设施建设列入学校建设规划和城市总体规划，严格对青少年活动场所用地规划管理，加大对学校周边建设工程执法检查力度，依法及时拆除学校周边的各种违章建筑和易倒塌的危险建筑。指导和监督中小学燃气、供热等基础设施的建设及安全运营。继续开展建设系统进城务工人员法律援助工作。层层建立平安建设责任制，坚持维护稳定一票否决制度，确保综治维稳各项工作落实。

　　六、加强组织领导，全面落实精神文明建设各项任务

　　各级领导干部要充分认识精神文明建设在推进建设事业改革发展中的重要作用，放在突出位置切实抓紧抓好。坚持一把手亲自抓，部门合力抓，努力形成齐抓共管的工作格局。坚持把精神文明建设纳入系统和行业发展总体规划，明确目标，落实责任，做到机构健全、人员到位、经费落实。不断完善精神文明建设的领导体制和工作机制，加强制度建设，保证精神文明建设与业务工作同时部署、同时检查、同时考核、同时落实。深入研究和探索新形势下精神文明建设工作规律，创新精神文明建设的理论和实践，提高精神文明建设整体水平。发扬求真务实的作风，不做表面文章，不搞形式主义，以精神文明建设的实际效果吸引广大干部职工积极参与到精神文明建设的工作中来。

　　中国共产党建设部党组

　　二〇〇七年二月十五日